سياسة تعارض المصالح
1) تحترم الجمعية خصوصية كل شخص ٍيعمل لصالحها ، وتَعد ما يقوم به من تصرفاتٍ خارجَ إطار العمل ليس من اهتمامها، إلا أن الجمعية ترى أن المصالح الشخصية لمن يعمل لصالحها أثناءَ ممارسةِ أيا نشطةٍ اجتماعيةٍ، أو مالية، أو غيرها، قد تتداخلُ، بصورةٍ مباشرةٍ أو غيرِ مباشرةٍ، مع موضوعيتهِ، أو ولائهِ للجمعية مما قدْ ينشأُ معه تعارض في المصالح تُؤمن الجمعية بقيمها ومبادئها المتمثلةِ في النزاهةِ والعمل الجماعيِ والعنايةِ والمبادرةِ والإنجاز .
2) تأتي ضوابط تعارض المصالح الصادرة عن الجمعية لتعزيز تلك القيم وحمايتها وذلك لتفادي أن تؤثّر المصلحة الشخصية أو العائلية أو المهنية لأيّ شخصٍ يعمل لصالح الجمعية على أداء واجباته تجاه الجمعية ، أو أن يتَحّصلَ من خلال تلك المصالح على مكاسبٍ على حساب الجمعية .
3) مع عدم الإخلال بما جاء في التشريعات والأنظمة المعمول بها في المملكة العربية السعودية التي تحكُم تعارض المصالح، ونظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ولائحته التنفيذية،واللائحة الأساسية للجمعية تأتي هذه الضوابط استكمالاً لها ، دونَ أن تحلَّ محلها .
4) تُطبق هذه الضوابط على كل شخص يعمل لصالح الجمعية ، ويشمل ذلك أعضاء الجمعية العمومية وأعضاء مجلس الإدارة ، و أعضاء اللجان المنبثقة من مجلس الإدارة ، ومديري الجمعية التنفيذيين، وجميع عامليها ومتطوعيها.
5) يشمل تعارض المصالح ما يتعلق بالأشخاص أنفسهم المذكورين في الفقرة السابقة ومصالح أي شخص آخر تكون لهم علاقة شخصية بهم، ويشمل هؤلاء ( الزوجة، الأبناء، الوالدين، الأشقاء ) أو غيرهم من أفراد العائلة.
6) تُعدُّ هذه الضوابط جزءاً لا يتجزأُ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها سواء كانت تلك الوثائق قرارات تعيين أو عقود عمل.
7) تُضّمن الجمعية العقود التي تبرمها مع استشارييها الخارجيين أو غيرهم ، نصوصاً تنظم تعارض المصالح بما يتفق مع أحكام هذه الضوابط .
8) تهدف هذه الضوابط إلى حماية الجمعية وسمعتها ومن يعمل لصالحها من أي أشكال تعارض المصالح السلبية التي قد تنشأ بسبب عدم الإفصاح.
9) مسئولياتوصلاحياتمجلسالإدارةوالإدارةالتنفيذيةالخاصةبضوابطتنظيمتعارضالمصالح
أ- إدارة تعارض المصالح أحد الاختصاصات الرئيسة لمجلس الإدارة.
ب- يجوز للمجلس تكوين لجان محددة أو تكليف احد لجانه المنبثقة من المجلس للنظر في المسائل التي من المحتمل أن تنطوي على تعارض مصالح مع مراعاة متطلبات استقلالية تلك اللجان.
ت- لا يكون الشخص في حالة تعارض مصالح إلا إذا قرر مجلس إدارة الجمعية فيما يخص تعاملات الجمعية مع الغير أو تعاملات أعضاء المجلس وكبار التنفيذيين في الجمعية أن الحالة تنضوي على تعارض مصالح ، وتكون صلاحية القرار مع المسئول التنفيذي بخصوص باقي عاملي الجمعية.
ث- يجوز لمجلس الإدارة وفقاً لسلطته التقديرية أن يقرر – بشأن كل حالة على حدة – الإعفاء من المسئولية عند تعارض المصالح الذي قد ينشأ عرضاً من حين لآخر في سياق نشاطات الشخص وقراراته المعتادة ، أو الذي قد ينشأ في سياق عمله مع الجمعية ، سواء ما يتعلق بمصالح مالية أو بمصالح تعيقه عن القيام بواجبه في التصرف على أكمل وجه بما يتوافق مع مصالح الجمعية.
ج- عندما يقرر مجلس الإدارة أن الحالة تعارض مصالح ، يلتزم صاحب المصلحة المتعارضة بتصحيح وضعه وبجميع الإجراءات التي يقررها مجلس الإدارة وإتباع الإجراءات المنظمة لذلك.
ح- لمجلس إدارة الجمعية صلاحية إيقاع الجزاءات على مخالفي هذه الضوابط ، ورفع القضايا الجنائية والحقوقية للمطالبة بالأضرار التي قد تنجم عن عدم التزام جميع ذوي العلاقة بها.
خ- مجلس الإدارة هو المخول في تفسير أحكام هذه الضوابط على أن لا يتعارض ذلك مع الأنظمة السارية واللائحة الأساسية للجمعية وأنظمة الجهات المشرفة.
د- يعتمد مجلس الإدارة هذه الضوابط، ويبلغ جميع عاملي الجمعية وتكون نافذة من تاريخ الإبلاغ.
ذ- يتولى مجلس الإدارة التأكد من تنفيذ هذه الضوابط والعمل بموجبها وإجراء التعديلات اللازمة عليها.
10) حالات تعارض المصالح:-
أ- لا يعني وجود مصلحةٍ لشخص يعمل لصالح الجمعية في أي نشاط يتعلق سواء بشكل مباشر أو غير مباشر بالجمعية قيام تعارض في المصالح بين الطرفين ولكن قد ينشأ تعارض المصالح عندما يطلب ممن يعمل لصالح الجمعية أن يبدي رأياً ، أو يتخذ قراراً ، أو يقوم بتصرف لمصلحة الجمعية ، وتكون لديه في نفس الوقت إمَّا مصلحة تتعلق بشكل مباشر أو غير مباشر بالرأي المطلوب منه إبداؤه ، أو بالتصرف المطلوب منه اتخاذه ، أو أن يكون لديه التزام تجاه طرف آخر غير الجمعية يتعلق بهذا الرأي أو القرار أو التصرف إذ تنطوي حالات تعارض المصالح على انتهاكٍ للسرية ، وإساءةٍ لاستعمال الثقة ، وتحقيقٍ لمكاسب شخصية ، وزعزعةٍ للولاء للجمعية .
ب- هذه الضوابط تضع أمثلة لمعايير سلوكية لعدد من المواقف إلا أنها بالضرورة لا تغطى جميع المواقف الأخرى المحتمل حدوثها ، ويتحتم على كل من يعمل لصالح الجمعية التصرف من تلقاء أنفسهم بصورة تتماشى مع هذه الضوابط ، وتجنب ما قد يبدو أنه سلوك يخالف هذه الضوابط ومن الأمثلة على حالات التعارض ما يلي:-
• ينشأ تعارض المصالح مثلاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو عضو أي لجنة من لجانه أو أي من عاملي الجمعية مشاركاً في أوله صلة بأي نشاط ، أوله مصلحة شخصية أو مصلحة تنظيمية أو مهنية في أي عمل أو نشاط قد يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على موضوعية قرارات ذلك العضو أو العامل أو على قدراته في تأدية واجباته ومسئولياته تجاه الجمعية.
• ينشأ التعارض في المصالح أيضاً في حالة أن عضو مجلسا لإدارة أو أحد كبار التنفيذيين يتلقى أو يحصل على مكاسب شخصية من أي طرف آخر سواء كان ذلك بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيداً من موقعة ومشاركته في إدارة شؤون الجمعية.
• قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال الاستفادة المادية من خلال الدخول في معاملات مادية بالبيع أو الشراء أو التأجير للجمعية.
• أيضا قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال تعيين الأبناء أو الأقرباء في الوظائف أو توقيع عقود معهم
• من إحدى صور تعارض المصالح تكون في حال ارتباط من يعمل لصالح الجمعية في جهة أخرى ويكون بينها تعاملات مع الجمعية.
• الهدايا والإكراميات التي يحصل عليها عضو مجلس الإدارة أو عامل الجمعية من أمثلة تعارض المصالح.
• الاستثمار أو الملكية في نشاط تجاري أو منشأة تقدم خدمات أو تستقبل خدمات حالية من الجمعية أو تبحث عن التعامل مع الجمعية.
• إفشاء الأسرار أو إعطاء المعلومات التي تعتبر ملكًا خاصًا للجمعية ، والتي يطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة، ولو بعد تركه الخدمة.
• قبول أحد الأقارب لهدايا من أشخاص أوجهات تتعامل معا لجمعية بهدف التأثير على تصرفات العضو أو العامل بالجمعية قد ينتج عنه تعارض المصالح.
• تسلم عضو مجلس الإدارة أو العامل أو أحد أفراد عائلته من أي جهة لمبالغ أو أشياء ذات قيمة بسبب تعامل تلك الجهة مع الجمعية أو سعيها للتعامل معها.
• قيام أي جهة تتعامل أ وتسعى للتعامل مع الجمعية بدفع قيمة فواتير مطلوبة من العامل أو أحد أفراد عائلته .
• استخدام أصول وممتلكات الجمعية للمصلحة الشخصية من شأنه أنْ يُظِهر َتعارضاً في المصالح فعلياً أو محتملاً ، كاستغلال أوقات دوام الجمعية ، أو عامليها ، أو معداتها ، أو منافعها لغير مصالح الجمعية أو أهدافها ، أو إساءةِ استخدامِ المعلومات المتحصلةِ من خلال علاقةِ الشخصِ بالجمعيةِ لتحقيق مكاسب شخصية ، أو عائلية ، أو مهنية ، أو أي مصالح أخرى
11) الالتزامات حيال ضوابط تعارض المصالح .
على كل من يعمل لصالح الجمعية أن يلتزم بالتالي:-
أ- الإقرار على ضوابط تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية عند الارتباط بالجمعية.
ب- الالتزام بقيم العدالة والنزاهة والمسؤولية والأمانة وعدم المحاباة أو الواسطة أو تقديم مصلحة النفس أو الآخرين على مصالح الجمعية.
ت- عدم الاستفادة بشكل غير قانوني ماديا أو معنوياً هو أو أي من أهله وأصدقائه ومعارفه من خلال أداء عمله لصالح الجمعيةً.
ث- تجنب المشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤدي لتعارض مصالح أو توحي بذلك
ج- تعبئة نموذج الجمعية الخاص بالإفصاح عن المصالح سنويا.
ح- الإفصاح لرئيسه المباشر عن أي حالة تعارض مصالح أو شبهة تعارض مصالح طارئة سواء كانت مالية أو غير مالية.
خ- الإبلاغ عن أي حالة تعارض مصالح قد تنتج عنه أو هن غيره ممن يعمل لصالح الجمعية.
د- تقديم ما يثبت إنهاء حالة تعارض المصالح،في حال وجوده ، أوفي حال طلب الجمعية ذلك
12) متطلبات الإفصاح عن تعارض المصالح .
أ- يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين التنفيذيين وغيرهم من العاملين والمتطوعين التقيد التام بالإفصاح للجمعية عن الحالات التالية، حيثما انطبق، والحصول على موافقتها في كل حالة، حيثما اقتضت الحاجة، سواء انطوت على تعارض فعلي أو محتمل للمصالح أم لا:-
الإفصاح عن أية وظائف يشغلونها، أو ارتباط شخصي لهم مع جمعية أو مؤسسة خارجية، سواء كانت داخل المملكة أم خارجها.
الإفصاح عن أية حصص ملكية لهم في المؤسسات الربحية.
الإفصاح عن أية وظيفة أو مصلحة مالية أو حصة ملكية تخص أي من أفراد أسرهم (الوالدان والزوجة/الزوجات/الزوج والأبناء/البنات) في أية جمعيات أو مؤسسات ربحية تتعامل مع الجمعية أو تسعى للتعامل معها.
الإفصاح للجمعية والحصول على موافقتها على أية حالة يمكن أن تنطوي على تعارض محظور في المصالح.
ب- تخضع جميع الحالات السابقة للمراجعة والتقييم من قبل مجلس إدارة الجمعية واتخاذ القرار في ذلك عند انتقال العامل إلى وظيفة رئاسية في الجمعية أو إلى وظيفة في إدارة أخرى أو غير ذلك من الوظائف التي ربما تنطوي على تعارض في المصالح، ربما يتعين على العامل إعادة تعبئة نموذج تعارض المصالح وأخلاقيات العمل وبيان الإفصاح في غضون 30 يوما من تغيير الوظيفة. كما تقع على عاتق الرئيس المباشر للعامل مسؤولية التأكد من قيام العامل بتعبئة استمارة الإفصاح على نحو تام.
ت- يعرّض التقصير في الإفصاح عن هذه المصالح والحصول على موافقة الجمعية عليها المسئول التنفيذي وغيره من العاملين والمتطوعين للإجراءات التأديبية طبقا لنظام العمل والتنمية الاجتماعية في المملكة العربية السعودية واللائحة الأساسية في الجمعية.
13) تقارير تعارض المصالح.
أ- تودع جميع نماذج إفصاح أعضاء مجلس الإدارة لدى لجنة التخطيط .
ب- تودع جميع نماذج إفصاح عاملي أو متطوعي الجمعية لدى المدير التنفيذي .
ت- يُقدم مراجع حسابات الجمعية الخارجي تقريرا ًخاصاً بالأعمال والعقود المبرمة لصالح الجمعية والتي تنطوي على مصلحة مباشرة أو غير مباشرة لعضو المجلس ، حال طلبِ رئيسِ مجلس الإدارة ، ويُضمن ذلك مع تقريره السنوي لأداء الجمعية الذي يقدمه للجمعية العمومية .
ث- تُصدر الإدارة المخولة بالمراجعة الداخلية تقريراً سنوياً يُعرض على مجلس الإدارة يُوضّح تفاصيل الأعمال أو العقود التي انطوت على مصلحة لعاملي الجمعية وفقاً لنماذج الإفصاح المودعة لديها.
14) تُعد ضوابط تعارض المصالح جزءاً لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها، ولا يجوز مخالفةَ أحكامها والالتزامات الواردة بها.
سياسة تعارض المصالح